انقلاب کار از راه دور، موفقیت از هر کجا
*تسدال نیلی
برای چندین دهه، شرکت های مترقی، کار از راه دور را مجاز و تشویق می کردند. امروزه کار از راه دور و ترکیبی، طبق معمول انجام می شود.
در اوایل دهه 1990 ، هنگامی که شرکت سیسکو شروع به اجازه کار به کارکنان از هر نقطه کرد ، در سال اول تقریباً 200 میلیون دلار در اجاره نامه اداری پس انداز کرد. چند سال بعد، Sun Microsystems بیش از یک سوم کارکنان خود را در برنامه کارگران از راه دور داوطلبانه، قرار داد که کارگران را در سراسر جهان به مشتریان خود نزدیک تر کرد و 500 میلیون دلار در 10 سال آینده پس انداز کرد.
کار از راه دور به طور فزاینده ای ماندنی است. آینده متعلق به کار از راه دور است.
هنگامی که همه گیری COVID-19 در اوایل سال 2020 شروع شد، میلیون ها کارمند کار خود را در خانه شروع کردند. برخی از شرکت ها افزایش بهره وری و پس اندازهای عظیم یا هر دو را تجربه کردند. کارکنان مشتاق ادامه کار از راه دور هستند و بسیاری از سازمان ها قصد دارند در زمان بیشتری و برای کارکنان بیشتری به کار از راه دور اجازه دهند.
برای مقابله با چالش های کار از راه دور و ترکیبی، مردم به پشتیبانی، مربیگری و ابزار مناسب نیاز دارند.
معایب کار از راه دور می تواند چالش برانگیز باشد. کارمندانی که از راه دور کار می کنند ممکن است احساس انزوا کنند و تیم های دور افتاده اغلب ناکارآمد می شوند. فناوری ممکن است دردسر ایجاد کند و بهره وری را مختل کند. با این حال، با رهبری و منابع مناسب، تیم ها و نیروی کار مجازی و ترکیبی می توانند در هزینه ها صرفه جویی کرده و بهره وری را افزایش داده و روحیه کارکنان را بهبود بخشیده و گردش مالی آن ها را کاهش دهند.
تیم ها می توانند در مورد چگونگی اختلاف -که بخشی از فرایند پویای کار تیمی است- اختلاف نظر داشته باشند، اما قبل از این که این فرایند حتی آغاز شود، تیم ها باید درک مشترکی از هدف یا آنچه انجام می دهند ایجاد کنند. هنگام شروع پروژه های جدید، رهبران باید تیم های جدید از راه دور را گرد هم بیاورند- در صورت امکان به صورت حضوری تا بین اعضای تیم آشنایی و اعتماد ایجاد کنند.
در جلسات اولیه- اعم از حضوری، مجازی یا ترکیبی- درک مشترکی از نقش ها، منابع، هنجارها و اهداف اعضای تیم ایجاد کنید. پس از آن تیم های خود را به طور منظم گرد هم آورید تا این اهداف را مجدداً مورد بررسی قرار داده و بهترین استفاده از فناوری های موجود و جدید را مورد بحث قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که همه همکاران راه دور شما از بیان ایده ها و نظرات خود احساس امنیت می کنند.
قوانین برای تیم های از راه دور باید بر گوش دادن محترمانه تأکید داشته و از اظهارنظرهای تحقیرآمیز جلوگیری کند. اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان راه دور شما ابزار مورد نیاز خود را دارند و می دانند چگونه ارتباط برقرار کنند. مدیران و سرپرستان مربیان را تشویق کرده و از تلاش های همکاران از راه دور قدردانی کرده و از همه اعضای تیم دعوت کنید تا صحبت کنند. از مدیران بخواهید اشتباهات و عدم قطعیت های خود را با دیگران در میان بگذارند تا اعضای تیم از انجام این کار احساس امنیت کنند.
درک کنید که وقتی مردم دیدگاه های متفاوت یا حتی متضاد را بیان می کنند، گفتگو اغلب منجر به ایده های بدیع تر و تصفیه شده می شود.
هنگام روبرو شدن افراد، افراد اعتماد خود را سریعتر گسترش داده و ایجاد می کنند. با این حال، در وضعیت تیم مجازی با مهلت های زمانی فشرده، مردم تمایل دارند به یکدیگر “اعتماد سریع” بدهند. آن ها تصمیم می گیرند اعتماد را با یک همکار جدید “پیش ببرند”، بنابراین همه کار خود را انجام می دهند، حداقل تا زمانی که اتفاقی بیفتد که این اعتماد را از بین ببرد.
اعتماد چسبی است که تیم را به هم متصل می کند، عملکرد را افزایش می دهد و همکاری و هماهنگی را امکان پذیر می کند، اما نمی توانید اعتماد را به زور ایجاد کنید
اعتماد در بین کارمندانی که دورکار و یا ترکیبی کار هستند، برای موفقیت ضروری است.
ممکن است از نظر فکری به همکاران جدید خود از راه دور اعتماد کنید زیرا می دانید که آن ها دارای شرایط و سوابق لازم هستند. هنگامی که آن ها اهمیت خود را نشان می دهند و ارزش های شما را به اشتراک می گذارند، ممکن است از نظر احساسی به آن ها اعتماد کنید.
تیم های راه دور اغلب “اعتماد قابل قبول” را ایجاد می کنند – هرکس وظیفه خود را انجام می دهد و به همکاران خود نیز اعتماد می کند. این درجه اعتماد برای اکثر کارها کافی است. از آنجا که اعضای تیم مجازی بیشتر همکاری می کنند، به احتمال زیاد پس از یادگیری این که می توانند روی یکدیگر حساب کنند، پیوندهای عمیق تری از اعتماد احساسی ایجاد می کنند. این نوع اعتماد ضمن افزایش سرعت و عملکرد، اصطکاک را کاهش می دهد. اعتماد چسبی است که تیم را به هم متصل می کند، عملکرد را افزایش می دهد و همکاری و هماهنگی را امکان پذیر می کند، اما نمی توانید اعتماد را به زور ایجاد کنید.
با اطمینان از اینکه همه شیوه کار یکدیگر را درک می کنند، از تصورات غلط در میان اعضای تیم که در فرهنگ های مختلف کار می کنند، اجتناب کنید. به مردم زمان دهید تا در صورت کار در یک مکان، یکدیگر را بشناسند. هنگامی که آن ها بیشتر آشنا می شوند، اعضای تیم متوجه می شوند که مشترکات آنها، مانند علایق و ارزش های مشترک است.
با آگاهی از نیازها و علایق مشتریان، اعتماد مشتری را افزایش دهید. کارهایی را به صورت مجازی انجام دهید، مانند جشن گرفتن روز تولد مشتری در یک جلسه وب برنامه ریزی شده پس از ارسال هدیه غافلگیرکننده به خانه او. گفتگو در مورد اشتیاق خارج از کار خود را جرقه بزنید. این تلاش ها باعث ایجاد اعتماد احساسی و شناختی می شود.
برخی از رهبران از نظارت بر کسانی که نمی توانند آن ها را ببینند احساس ناراحتی می کنند.
، اعتماد مشتری را افزایش دهید. کارهایی را به صورت مجازی انجام دهید، مانند جشن گرفتن روز تولد مشتری در یک جلسه وب برنامه ریزی شده پس از ارسال هدیه غافلگیرکننده به خانه او.
رهبران تیم های راه دور نمی توانند افراد را روی میز خود ببینند یا به راحتی زبان بدن یا سایر علائم را بخوانند. هنگامی که مجبور به ایجاد تیم های مجازی می شوند، گاهی اوقات نرم افزارهای ردیابی بسیار تهاجمی را بر روی رایانه هر کارمند نصب می کنند. این ابزارها تعداد کلیدها را شمارش می کنند، هر سایت و صفحه وب بازدید شده را ضبط می کنند و ممکن است دوربین یک رایانه را برای تماشای کارکنان در هر دقیقه از روز بر عهده بگیرند. استفاده از چنین تاکتیک هایی اعتماد را از بین می برد و بنابراین، مانع بهره وری می شود و ممکن است افراد را وادار به ترک شرکت کند.
نظارت دیجیتالی بر اساس تعریف عدم اعتماد بین کارفرمایان و کارکنان است.
چه به صورت حضوری و چه از راه دور، رهبران خوب به دیگران انگیزه می دهند تا این کار را انجام دهند. رهبران از راه دور باید از مردم خود برای موفقیت و تحقق اهداف خود حمایت ، تشویق و توانمندسازی کنند. رهبران باید بر نتایج تمرکز کنند، نه زمان تماشای صفحه. آن ها باید بپرسند که آیا فرد یا تیم محصولات یا خدمات مورد انتظار را با استانداردهای کیفیت یا بالاتر ارائه می دهد. رهبران باید میزان یادگیری و رفاه اعضای تیم را بسنجند: افراد تا چه اندازه در شغل خود رشد می کنند؟ آیا آن ها احساس مراقبت می کنند؟ کاهش اصطکاک، افزایش اعتماد و اندازه گیری انسجام تیم – این که اعضای تیم چگونه با هم کار می کنند.
کارگران دورکار و ترکیبی معمولاً از کارکنان دفتر بهتر عمل می کنند.
نتایج و پیامدها نمایانگر خوبی برای بهره وری است، اما رهبرانی که از نحوه گذراندن روزهای کارمندان دور افتاده اند، باید راحت باشند. بارها و بارها، مطالعات نشان می دهد که کارمندان با مربیگری و پشتیبانی خوب از همتایان خود در دفتر مطابقت دارند یا از آن ها بهتر عمل می کنند. Ctrip بزرگترین آژانس مسافرتی چین، هنگامی که به کارکنان مرکز اجازه کار از خانه می دهد، با افزایش 13 درصدی بهره وری مواجه می گردد. بهره وری در بین کارکنان اداره ثبت اختراعات و علائم تجاری ایالات متحده هنگام کار از راه دور تقریباً 5 درصد افزایش یافت. نمونه های دیگر فراوان است.
مطالعات نشان می دهد که کار از راه دور خطری برای بهره وری ایجاد نمی کند. در واقع، کار از راه دور آن را افزایش می دهد.
از کارگران راه دور نظارت یا سعی نکنید آن ها را ریز مدیریت کنید. به آن ها استقلال بیشتری بدهید کارگران از آزادی رفت و آمد و انعطاف پذیری ذاتی در کار از راه دور قدردانی می کنند. کار از راه دور استرس را در خانه کاهش می دهد و بیشتر آینده شغلی کارگران دور دست را بهبود می بخشد. اگر اعتماد خود را در ارتباط با اجازه دادن به افراد از راه دور افزایش دهید، بیشتر با وفاداری و تلاش بیشتری متقابل خواهند کرد.
اطمینان حاصل کنید که کارگزاران از راه دور برای استفاده از استقلال و انعطاف پذیری خود به تجهیزات مورد نیاز خود، از جمله تجهیزات، زمان خرابی و مکان آرام برای کار، نیاز دارند. برخی از کارگران مجازی احساس خستگی می کنند زیرا در تمام ساعات کار می کنند. دیگران هیچ فضایی دور از اعضای خانواده یا حیوانات خانگی ندارند و حواس پرتی های مداوم را متحمل می شوند. بسیاری احساس می کنند که از همکاران و مشتریان جدا شده اند. برای کاهش این اثرات منفی، مطمئن شوید که هم تیمی ها هدف و اهداف مشترکی دارند. آن ها را به طور مکرر گرد هم بیاورید و بگذارید همکاری کنند. آن ها را تجهیز کرده و در کسب فضا و حریم خصوصی مورد نیاز برای کار در خانه به آن ها آموزش دهید.
اضافه کارکرد فناوری مربوط به کارمندان راه دور است و رهبران باید آن را برطرف کنند. فناوری های کار از راه دور فراوان است. آن ها را مطابق آنچه می خواهید انجام دهید انتخاب کرده و استفاده کنید. از ابزارهایی استفاده کنید که به حفظ اعضای تیم از راه دور کمک می کند تا در جهت اهداف و نتایج یکسان کار کنند. استفاده از ایمیل برای جلوگیری از سوء تفاهم و سوء تفاهم کافی نیست. در عوض ، به ارتباطات تصویری و اسناد مشترک در زمان واقعی روی آورید. ایجاد ارتباط فوری بین اعضای تیم: هرچه افراد بیشتر بتوانند از راه دور ارتباط برقرار کنند، اعتماد و درک متقابل آن ها بیشتر است.
مطالعات نشان می دهد که کار از راه دور خطری برای بهره وری ایجاد نمی کند. در واقع، کار از راه دور آن را افزایش می دهد.
حتی اعضای تیم های مستقر نیز اکثریت قریب به اتفاق کارهای خود را مستقل انجام می دهند، بنابراین نیازی به ارتباطات همزمان ندارید. به عنوان مثال، یک کارمند اداری ممکن است برای اطلاع سریع، به یک همکار در همان ساختمان ایمیل یا پیام کوتاه ارسال کند تا جلسه ای را برنامه ریزی کند یا به تسهیل خاطرات کمک کند. کارهای مشابهی را از راه دور ایجاد کنید.
متن نوشتاری ممکن است فوری تر از ایمیل ها باشد. جلسات بصری با استفاده از ابزارهای وب صمیمیت بیشتری نسبت به تماس های تلفنی یا ایمیل ها ارائه می دهد، اما بیش از حد به افراد فشار نیاورید. اگر بتوانید اطلاعات مشابه را از طریق پیام کوتاه یا ایمیل دریافت کنید، نیازی به ملاقات ویدئویی یا حتی تماس تلفنی ندارید.
تمایل به خودمختاری در محل کار یک الگوی سازگار و قابل توجه است که ما می بینیم و الگویی که کار از راه دور برای آن بسیار مناسب است.
وقتی یک پیام حیاتی یا مهم دارید، ابتدا آن را به صورت غیر همزمان به اشتراک بگذارید و برای پاسخگویی به سوالات، جلسه ای را در زمان واقعی دنبال کنید. استفاده از روش های ترکیبی اهمیت و فوریت را منتقل می کند. از پلتفرم های اجتماعی امن مانند Slack یا Teams برای به اشتراک گذاری اطلاعات و اجازه دادن به اعضای تیم برای مشارکت عمومی یکدیگر استفاده کنید. مطمئن شوید که همه نحوه استفاده از بسترهای ارتباط اجتماعی را می دانند و هنجارهای گروهی مربوط به استفاده از آن ها را درک کرده اند. از ورود و بحث های غیر مرتبط با کار دلسرد نشوید. در حقیقت، آن ها را تا جایی که امکان دارد به کار گیرید، بنابراین مردم از طریق اینترنت احساس راحتی می کنند و می توانند اعتماد لازم را برای درخواست کمک از یکدیگر ایجاد کنند.
تیم های دورکاری و ترکیبی از اتخاذ روش های چابک سود می برند.
مخترعان روش Agile تیم های مشترکی را در ذهن داشتند. همان طور که سازمان های بیشتری – فراتر از نرم افزار و فناوری – به روش های چابک و تیم های راه دور حرکت می کنند، این دو باید با هم جمع شوند. بسیاری از شرکت ها در حال حاضر از روش های چابک از راه دور استفاده می کنند، با موفقیت معادل یا بهتر از آن چه تیم های مشترک در آن به دست می آورند.
انزوای حرفه ای یک تجربه شناختی و احساسی است، نه یک موقعیت فیزیکی.
همانند دفتر، تیم های کوچکی را از راه دور برای اجرای پروژه ها تشکیل دهید. جلسات سریع روزانه – Scrums – را به صورت ویدیویی برگزار کنید. وظایف خود را به اعضای تیم بدهید و به آن ها اجازه دهید به طور مستقل کار کنند، هر روز – مانند دفتر کار – برای بررسی حضور، طرح سوالات و درخواست کمک نمایید.
رهبران تیم های کار از دور و یا کار ترکیبی باید از پویایی تیم، تفاوت در توانایی زبان و سایر عوامل بین فرهنگی آگاه باشند.
از ابزارهای ارتباطی وب ویدئویی برای مشاهده واکنش شرکت کنندگان استفاده کنید. به عنوان مثال، متوجه سرخوردگی هایی شوید که هنگامی ایجاد می شود که یکی از اعضای تیم به دلیل موانع زبانی یا بی حوصلگی زبان مادری نتواند نظر خود را بیان کند. از گویندگان زبان مادری بخواهید تا به افراد غیر بومی فرصتی بدهند تا نکات خود را به طور کامل بیان کنند. اطمینان حاصل کنید که هر یک از اعضای تیم هنجارهای کلی فرهنگی هم تیمی های خود را درک کرده است، اما از تصورات در مورد هر کس بر اساس ملیت، زبان، سن یا موارد مشابه خودداری کنید. اعضای تیم باید یکدیگر را به صورت فردی بشناسند. دستورالعمل های فرهنگی کمک می کند، اما کل تصویر را کامل نمی کند.
کاهش فاصله روانشناختی می تواند فرهنگ تیم را از مشاجره و تفرقه به همدلی، احترام و اعتماد منتقل کند.
متن نوشتاری ممکن است فوری تر از ایمیل ها باشد. جلسات بصری با استفاده از ابزارهای وب صمیمیت بیشتری نسبت به تماس های تلفنی یا ایمیل ها ارائه می دهد، اما بیش از حد به افراد فشار نیاورید. اگر بتوانید اطلاعات مشابه را از طریق پیام کوتاه یا ایمیل دریافت کنید، نیازی به ملاقات ویدئویی یا حتی تماس تلفنی ندارید
وقتی اعضای تیم از راه دور در سطح جهانی با یکدیگر آشنا می شوند، ارتباطات به طور چشمگیری بهبود می یابد. مردم بیشتر نظرات خود را بیان می کنند و ایده های خود را به اشتراک می گذارند. این منجر به اعتماد بیشتر و اصطکاک کمتر می شود: یک چرخه فضیلت. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم با قوانین متقابل که به عنوان مثال شامل احترام متقابل و گوش دادن عمیق است موافقت کرده و آن ها را تدوین کرده و از توهین یا سخنان توهین آمیز خودداری کنید.
در جایی که تیم های ترکیبی دارید – برخی از افراد در دفتر، برخی دیگر از راه دور- به کارکنان راه دور دسترسی برابر به فرصت های ارتقاء و انتخاب وظایف می دهند. ارائه بازخورد و شناخت مکرر، مانند برخوردهای اتفاقی در محل کار، منتظر جلسات برنامه ریزی شده برای تعامل با کارمندان راه دور خود نباشید. تلفن را بردارید و با آن ها تماس بگیرید.
با وجود تیم های مجازی پراکنده در سطح جهانی، بحران ها اجتناب ناپذیر و در برخی موارد مکرر هستند.
از نظر نظامی، سازمان های امروزی، به ویژه چند ملیتی، در جهان VUCA زندگی می کنند: متغیر، نامشخص، پیچیده و مبهم. با افزایش وابستگی و رقابت بیشتر جهان، سرعت تغییرات نیز سریعتر شده و به طور فزاینده ای غیرقابل پیش بینی و ناشناخته می شود. رهبران باید تصویر بزرگ و کوچک را در نظر بگیرند. آن ها باید در جریان تحولات جهانی باشند و در نظر بگیرند که چگونه یک اختلال، اعتراض یا رویداد دیگر – حتی در کشوری دور – می تواند بر تجارت آن ها تأثیر بگذارد.
روی هم رفته، بی ثباتی، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام جهانی را تشکیل می دهد که رهبران تجاری امروز باید در آن فعالیت کنند. هرچه تیم های جهانی خود را متنوع تر و فراگیرتر کنید، چشم اندازها و ایده های بیشتری به دست خواهید آورد. استفاده از این حکمت و تجربه می تواند به شما کمک کند از بحران ها جلوگیری کرده، با آن کنار بیایید و از آن رهایی پیدا کنید.
*تسدال نیلی استاد مدیریت بازرگانی در مدرسه بازرگانی هاروارد و معاون ارشد دانشکده و تحقیقات است.
